> Archirun : premier “coffre-fort numérique” de l’océan Indien
18 février 2008, 07:05, par ARMOUGOM Nathalie
Le Coffre-Fort Electronique Communicant (CFEC) permet de protéger et de conserver dans la durée en archivant électroniquement l’ensemble des données et pièces numérisées ou
nativement électroniques en respectant les contraintes liées à la Loi du 13 mars 2000
(http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=JUSX9900020L) sur la signature électronique.
Concernant les factures clients, le CFEC répond aussi parfaitement à l’instruction du Bulletin officiel des impôts n°4 du 11 janvier 2007 suivante : « Les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu’elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l’obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises. »Dorénavant, pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises aux clients sur support papier, 2 possibilités :1. Impression d’un double de la facture et conservation dans les archives,2. Conservation du double sous format électronique, avec certaines précautions de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les clients. Les conditions à respecter sont détaillées dans le Bulletin Officiel des Impôts du 11 janvier 2007. L’utilisation du Coffre-Fort Electronique Communicant est une réponse conforme aux obligations décrites dans cette instruction.Les modalités d’enregistrement : Pendant la durée légale de conservation, le contenu de la facture doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible lors d’un contrôle de comptabilité. Le Bulletin Officiel des Impôts précise aussi que « le système d’archivage doit permettre à l’entreprise
de répondre à des demandes sélectives de l’Administration ». L’entreprise doit pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».Ainsi, les fournisseurs, qui n’imprimaient à ce jour que les factures originales du client, vont
devoir, soit imprimer et conserver les doubles sous forme papier, soit graver des disques
optiques WORM coûteux, soit utiliser une solution de type Coffre-Fort Electronique.Le Coffre-Fort Electronique Communicant (CFEC) de Cecurity.com est conforme aux nouvelles contraintes fiscales en matière de conservation à savoir que « les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de la signature électronique, doivent être conservés dans leur contenu originel ».
Nathalie ARMOUGOM /
ARCHIRUN, professionnel de l’archivage numérique sécurisé en ligne / Distributeur exclusif pour l’océan Indien de Cecurity.com /
1er tiers de confiance de l’océan Indien. Tel : 02 62 20 13 13. [email protected]
Témoignages
Le Coffre-Fort Electronique Communicant (CFEC) permet de protéger et de conserver dans la durée en archivant électroniquement l’ensemble des données et pièces numérisées ou
nativement électroniques en respectant les contraintes liées à la Loi du 13 mars 2000
(http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=JUSX9900020L) sur la signature électronique.
Concernant les factures clients, le CFEC répond aussi parfaitement à l’instruction du Bulletin officiel des impôts n°4 du 11 janvier 2007 suivante : « Les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu’elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l’obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises. »Dorénavant, pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises aux clients sur support papier, 2 possibilités :1. Impression d’un double de la facture et conservation dans les archives,2. Conservation du double sous format électronique, avec certaines précautions de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les clients. Les conditions à respecter sont détaillées dans le Bulletin Officiel des Impôts du 11 janvier 2007. L’utilisation du Coffre-Fort Electronique Communicant est une réponse conforme aux obligations décrites dans cette instruction.Les modalités d’enregistrement : Pendant la durée légale de conservation, le contenu de la facture doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible lors d’un contrôle de comptabilité. Le Bulletin Officiel des Impôts précise aussi que « le système d’archivage doit permettre à l’entreprise
de répondre à des demandes sélectives de l’Administration ». L’entreprise doit pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».Ainsi, les fournisseurs, qui n’imprimaient à ce jour que les factures originales du client, vont
devoir, soit imprimer et conserver les doubles sous forme papier, soit graver des disques
optiques WORM coûteux, soit utiliser une solution de type Coffre-Fort Electronique.Le Coffre-Fort Electronique Communicant (CFEC) de Cecurity.com est conforme aux nouvelles contraintes fiscales en matière de conservation à savoir que « les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de la signature électronique, doivent être conservés dans leur contenu originel ».
Nathalie ARMOUGOM /
ARCHIRUN, professionnel de l’archivage numérique sécurisé en ligne / Distributeur exclusif pour l’océan Indien de Cecurity.com /
1er tiers de confiance de l’océan Indien. Tel : 02 62 20 13 13.
[email protected]