Beaucoup pensaient que l’apparition de l’informatique comme outil de communication porterait atteinte au développement de l’impression et ferait baisser la consommation de papier. Or, il n’en est rien.
En effet, l’utilisation de la bureautique, de l’informatique et d’Internet n’ont fait qu’accroître la consommation au quotidien : télécopies, photocopies, sorties d’imprimantes, supports de communication... revues internes et externes diverses.
Le papier reste toujours un incontournable en qualité de support intellectuel, d’échanges, de communication, de sauvegarde ou d’archive.
Il représente le premier consommable utilisé par les activités administratives.
Aujourd’hui, la production de pages coûte de 1 à 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise en fonction de son domaine d’activité.
Cette problématique a fait l’objet d’une conférence animée par la société GEODE dans le cadre du 1er FORUM NTIC de l’ARTIC les 28 et 29 septembre 2005.
Le thème : "solutions et services pour maîtriser les coûts d’impression."
Jean Sébastien Assens, directeur de la Société GEODE répond aux questions de Christine Niox-Château (Chargée de mission ARTIC) sur les enjeux et solutions novatrices en la matière.

o L’entreprise et l’administration ont-elle une idée réelle du budget alloué à l’impression dans leur structure ? Que représente il ?

- Jean Sébastien Assens : Tout le monde vous dira que ça coûte globalement cher. Mais les organisations en général ont une vision assez parcellaire et floue de leur coût d’impression. Parcellaire parce qu’elles disposent de budgets d’investissement pour les équipements (imprimantes, copieurs, télécopieurs,...) des budgets de fonctionnement (maintenance, consommables, administration,....) qui sont gérés par différents services (les moyens généraux, les services informatiques, les centres de profits autonomes ....). De plus, des études menées par des cabinets indépendants ont démontré qu’une partie très importante des charges liées à l’impression proviennent de coûts cachés difficiles à identifier par les entreprises. C’est pourquoi nous parlons aujourd’hui de TCO ou coût total d’appropriation.

o Pouvez-vous nous expliquer ce qu’est le TCO (coût total d’appropriation) et en quoi ce concept peut intéresser les entreprises réunionnaises ?

- Le TCO tient compte du facteur humain. Nous avons tous en tête la scène du cadre administratif qui s’énerve sur son imprimante qui ne veut plus fonctionner au pire moment, ou l’image de la secrétaire bloquée sur un photocopieur qui annonce un bourrage papier fictif.
Le TCO tient également compte des coûts d’administration, (support téléphonique, administration informatique, coût du déploiement de l’infrastructure...) et des coûts d’infrastructure (électricité, surface au sol,...).
En tant que professionnel, nous voyons tous les jours dans les entreprises des services équipés du modèle dernière génération qui dispose de beaucoup de fonctions non utilisées, où à l’inverse d’un matériel sous dimensionné qui oblige le personnel administratif à descendre un étage ou passer une heure à trier et agrafer ses documents à la main. Les investissements ne sont pas toujours optimisés.

o Quel est le dilemme des décisionnaires selon vous ?

- La problématique est très clairement identifiée aujourd’hui par les décideurs dans les grandes comme dans les organisations de petite taille. Nous consommons beaucoup trop de papier, et nous en consommons de plus en plus.
Il y a une dizaine d’années sont sorties les premières imprimantes personnelles (Jet d’encre ou laser) très bon marché au regard de leur performance. Ces imprimantes ont rapidement pris place sur les bureaux. Les responsables financiers ont vu alors leurs budgets papier et consommables informatiques exploser et les responsables informatiques ont eu un parc important de périphériques à gérer.
À la fin des années 90, les entreprises ont cherché à mutualiser les ressources en partageant des photocopieurs et les imprimantes en réseau. Les constructeurs ont alors proposé un système de coût à la page agressif "tout compris" sensé résoudre le problème des consommables informatiques et réduire le nombre de périphériques. Mais ces imprimantes réseaux ou copieurs connectés n’ont que très faiblement impacté le volume d’imprimantes personnelles, et n’ont que très rarement fait faire de véritables économies de fourniture de consommables.
Le problème s’accentue aujourd’hui avec la démocratisation de l’impression couleur et l’arrivée de périphériques multifonctions donnant accès à de nouvelles fonctionnalités (numérisation des documents, ....).
Aujourd’hui, nous sommes équipés à titre personnel comme professionnel d’outils d’impression très performants qui couplés à des sources d’information jamais égalées (Internet, les réseaux d’entreprise,...) nous donnent les moyens d’"immortaliser" toute information susceptible de nous intéresser en un clic de souris.

o Quelles sont les solutions disponibles à l’heure actuelle ?

- Les solutions existent dans la mesure où l’on décide d’aborder de façon professionnelle ce sujet qui a toujours été un parent pauvre des préoccupations des entreprises à La Réunion, et pour lesquelles bien souvent la seule réponse est d’écraser les prix au maximum (conso service et matériel). Le résultat le plus souvent est de ne pas avoir le service adéquat et de générer des coûts humains (TCO) importants (manque d’entretien, manque de fiabilité...).
Aujourd’hui, il existe des offres d’Audit qui définissent de façon très rationnelle les besoins (les volumes, les types d’impression,). Une étude du parc en place permet d’adapter l’existant aux besoins et, en fonction des volumes, de définir le matériel le plus approprié.
Il existe des solutions de contrôle des volumes d’impressions et de copies (tracking) qui permettent une réelle prise de conscience des salariés aux coûts et aux gaspillages provenant de la consommation de pages. Ces solutions peuvent s’adapter au contexte et peuvent d’être cœrcitives en définissant par exemple des quotas bloquants. Elles permettent de mettre en place une pré-facturation ou refacturation des éditions ou des copies ou d’alimenter une comptabilité analytique.
Enfin, il existe des moyens simples de diminuer la consommation de papier en mettant en place des applications de communication ou d’archivage électronique des documents et d’adjoindre des outils de numérisation efficaces.

o Pourriez vous nous illustrer ces solutions ?

- Nous avons aujourd’hui des solutions qui permettent à une petite structure qui veut investir par exemple sur une imprimante ou un copieur couleur réseau de disposer d’un moyen simple de contrôle de l’utilisation de la couleur.
Dans le cas d’une approche sur des organisations plus importantes, je peux vous citer le cas d’un client Directeur Financier d’une société industrielle de 350 personnes qui disposait sur son site principal d’un parc assez vétuste de 105 imprimantes et 16 copieurs. Un audit complet a permis de calculer un TCO de 14.060 Euros par mois. Après refonte complète du parc et ajout de solutions couleurs, le TCO est passé à 9.921 Euros/mois soit une réduction des coûts de 29% (+ de 4.000 euros/mois d’économie). Le nouveau parc a profité des dernières innovations technologiques et de l’arrivée de l’impression couleur et des solutions qui répondent aux besoins des utilisateurs, administrateurs...

o Au final, quelles sont les portées de l’optimisation de la gestion du document et de l’optimisation de la production de page ?

- Hier, l’informatique proposait des solutions pour accéder à de l’information. Aujourd’hui nous cherchons à l’organiser afin de disposer d’une information pertinente, actualisée et exhaustive. Le système informatique doit permettre à terme, d’organiser l’information quelle que soit la nature du document (mail, courrier, fax, page Internet, voix...). La prise en compte du document papier est une étape obligée à toute évolution du système informatique.
Son corollaire, la production la diffusion et le classement de document papier qui reste la préoccupation au quotidien de nombreux services administratifs, doit être géré. Continuer à investir sur des périphériques plus performants (copieurs, imprimantes, fax...) qui poussent à la production de papier sans revoir son mode de fonctionnement c’est la garantie de faire exploser le coût direct de production de pages (cf TCO) et de devoir résoudre des problèmes de stockage, de classement et d’accessibilité du document.

Source : ARTIC